Coloro che esercitano il commercio di archivi, documenti, manoscritti ecc. (beni di cui al D.lgs. 42/2004, allegato A, lett. A), hanno l’obbligo di annotare giornalmente l’acquisizione o la vendita di tali beni sui registri di pubblica sicurezza previsti dall’art. 128 del T.U.L.P.S., R.D. n. 773/1931.
La Soprintendenza può verificare l'adempimento di tale obbligo con ispezioni dirette o a mezzo dei carabinieri preposti alla tutela del patrimonio culturale.
Comunque, i soggetti privati, anche se non esercitando abitualmente il commercio di documenti, hanno l’obbligo di comunicare alla Soprintendenza, entro 90 giorni dal fatto, l’acquisizione in qualsiasi forma di documenti o archivi di presumibile interesse storico (D.lgs. 42/2004, art. 63, c. 4).
La comunicazione di acquisizione deve comprendere la descrizione del documento, il prezzo o le condizioni di acquisizione, l’indicazione della provenienza, un’esauriente documentazione fotografica. Entro 90 giorni dalla comunicazione la Soprintendenza può avviare il procedimento di dichiarazione di interesse culturale del bene.
I documenti o archivi per i quali è stato avviato il procedimento di dichiarazione di interesse culturale sono soggetti in via cautelare all’applicazione di tutte le norme di tutela previste dal D.lgs. n. 42/2004. Non possono dunque essere spostati, ceduti, esportati, smembrati ecc.
Nei casi di procedure di vendita forzata o fallimentare, oppure di eredità o legati, di archivi o documenti dichiarati di interesse culturale ai sensi degli artt. 13-15 del D.lgs. 42/2004, l’acquirente, l’erede o il legatario sono obbligati a presentare alla Soprintendenza una denuncia di acquisizione, entro 30 giorni dall'accettazione dell'eredità o dalla presentazione della dichiarazione ai competenti uffici tributari (art. 59 D.lgs. 42/2004). In merito si vedano le istruzioni contenute nella pagina relativa alle vendite o alienazioni.
