Soprintendenza Archivistica e Bibliografica del Piemonte e della Valle d'Aosta

In relazione alle attività di alienazione e commercio di documenti e archivi, la normativa vigente individua tre categorie generali di archivi o documenti: quelli di cui è vietata la vendita, quelli per cui l’alienazione deve essere autorizzata dal Ministero, quelli di cui la vendita o alienazione deve essere preventivamente denunciata al Ministero (D.lgs. 42/2004).

A – Alienazione vietata

Sono vietati l’alienazione, la vendita o il commercio di documenti di natura pubblica. Con tale definizione si devono intendere i documenti prodotti da un ente o soggetto pubblico ed indirizzati ad un altro ente pubblico, nonché i documenti privati indirizzati ad un ente pubblico; sono invece esclusi i documenti pubblici diretti a soggetti privati. Naturalmente sono da considerare pubblici anche i documenti privati, di qualsiasi origine, che nel corso della loro vicenda storica siano passati in proprietà a un ente pubblico. In pratica sono da considerare pubblici tutti i documenti che dovrebbero essere conservati in un archivio pubblico, indipendentemente dalle loro vicende successive; rimangono infatti pubblici i documenti che erano originariamente in possesso di un archivio pubblico e il cui ente proprietario ha mutato natura giuridica (art. 13), oppure sono stati conferiti o concessi in uso ad enti diversi (art. 116). Sono infine sicuramente pubblici e appartenenti al demanio culturale nazionale tutti i documenti pubblici illecitamente alienati, sottratti o estratti dal loro archivio: gli atti compiuti in violazione delle norme di tutela sono infatti giuridicamente nulli (art. 164).

Inoltre, ai sensi dell’art. 20 del D.lgs. 42/2004, gli archivi pubblici e gli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale non possono essere smembrati: pertanto è vietata l’alienazione di documenti privati tutelati, singolarmente o a gruppi, estraendoli e separandoli dal loro archivio di provenienza.

Gli archivi pubblici, benché inalienabili, possono essere trasferiti ad altri enti pubblici, esclusivamente con autorizzazione del Ministero della Cultura (si vedano qui di seguito le norme relative alle alienazioni soggette ad autorizzazione).

B – Alienazione soggetta ad autorizzazione

Sono soggette ad autorizzazione:

• il trasferimento di archivi fra soggetti pubblici (artt. 21, c. 1 e 54, c. 3);
• la vendita o alienazione di archivi e documenti di persone giuridiche private senza fini di lucro, ivi compresi gli enti ecclesiastici civilmente riconosciuti, anche in assenza di una dichiarazione di interesse culturale (art. 56).

L’autorizzazione è rilasciata dalla competente Commissione regionale per il patrimonio culturale, su proposta della Soprintendenza.

La richiesta di autorizzazione, inoltrata dal soggetto proprietario, deve essere corredata da:

a) indicazione della destinazione d'uso in atto;

b) programma delle misure necessarie ad assicurare la conservazione del bene;

c) indicazione delle modalità di fruizione pubblica del bene, anche in rapporto con la situazione conseguente alle precedenti destinazioni d'uso.

L’autorizzazione all’alienazione detta prescrizioni e condizioni in ordine alle misure di conservazione programmate e stabilisce le condizioni di fruizione pubblica del bene.

C – Alienazione soggetta a comunicazione o denuncia

L’alienazione, vendita o commercio di documenti privati (esclusi i beni delle persone giuridiche private senza fini di lucro) sono consentiti nei limiti e con le procedure previsti dagli artt. 59-63 del D.lgs. n. 42/2004. In particolare, per i documenti non sottoposti a dichiarazione di interesse culturale ai sensi degli artt. 13-15, è richiesta una comunicazione di vendita (art. 63), mentre per i documenti di cui sia stato dichiarato l’interesse culturale ai sensi degli artt. 13-15 è necessaria una denuncia di alienazione (art. 59).

Pertanto, per i documenti non sottoposti a dichiarazione di interesse culturale vigono le seguenti norme:

• Coloro che esercitano il commercio di documenti, i titolari delle case d’asta e di vendita, i pubblici ufficiali preposti alle vendite mobiliari hanno l’obbligo di comunicare alla Soprintendenza l’elenco dei documenti posti in vendita, anteriormente alla vendita stessa. È evidente interesse del venditore effettuare la comunicazione con congruo anticipo, in modo da consentire alla Soprintendenza di compiere gli accertamenti necessari e sciogliere ogni eventuale dubbio relativo alla provenienza o commerciabilità dei beni.
• I privati che non esercitando abitualmente il commercio di documenti non hanno alcun obbligo di comunicazione. L’obbligo ricade su coloro che acquisiscono documenti di presumibile interesse storico, anche se non dichiarati di interesse culturale, entro 90 giorni dall’acquisizione.
• La comunicazione di disponibilità in vendita o di acquisizione deve comprendere la descrizione del documento, il prezzo di vendita o le condizioni di acquisizione, l’indicazione della provenienza, un’esauriente documentazione fotografica.
• Entro 90 giorni dalla comunicazione di disponibilità in vendita o di acquisizione la Soprintendenza può avviare il procedimento di dichiarazione di interesse culturale del bene.
• I documenti o archivi per i quali è stato avviato il procedimento di dichiarazione di interesse culturale sono soggetti in via cautelare all’applicazione di tutte le norme di tutela previste dal D.lgs. n. 42/2004. Non possono dunque essere spostati, ceduti, esportati, smembrati ecc.

L’alienazione, vendita o acquisizione di documenti privati dichiarati di interesse culturale (o interesse storico particolarmente importante), ovvero per i quali sia stato avviato il procedimento di dichiarazione, sono regolate dalle seguenti norme:

• Il soggetto (privato o commerciante) che procede alla vendita di documenti o archivi dichiarati di interesse culturale ha l’obbligo di presentare denuncia alla Soprintendenza entro 30 giorni dall’atto di passaggio di proprietà.
• Allo stesso obbligo di denuncia è sottoposto colui che aliena i beni a titolo gratuito, ovvero ne cede la detenzione.
• Nei casi di procedure di vendita forzata o fallimentare, oppure di eredità o legati, la denuncia di acquisizione di documenti o archivi dichiarati di interesse culturale compete all’acquirente, all’erede o al legatario, entro 30 giorni dall'accettazione dell'eredità o dalla presentazione della dichiarazione ai competenti uffici tributari; per il legatario, il termine decorre dalla comunicazione notarile prevista dall'articolo 623 del codice civile.
• La suddetta denuncia di alienazione o acquisizione deve necessariamente contenere tutte le informazioni e i dati previsti dall’ art. 59 del D.lgs. n. 42/2004, in forma completa e precisa, pena la nullità:

a) dati identificativi delle parti e la sottoscrizione delle medesime o dei loro rappresentanti legali;

b) i dati identificativi dei beni;

c) l'indicazione del luogo ove si trovano i beni;

d) l'indicazione della natura e delle condizioni dell'atto di trasferimento;

e) l'indicazione del domicilio in Italia delle parti ai fini delle eventuali comunicazioni

• Entro 60 giorni dalla denuncia di alienazione o di acquisizione, lo Stato può esercitare la prelazione sui beni venduti o acquisiti. In caso di denuncia omessa o tardiva il termine per la prelazione diventa di 180 giorni, a partire dal momento in cui la denuncia viene regolarizzata. In pendenza del termine di prelazione, l’atto di alienazione rimane condizionato sospensivamente e all’alienante è vietato consegnare i beni all’acquirente (art. 61).
• Sempre limitatamente a documenti o archivi dichiarati di interesse culturale, anche qualora siano trascorsi inutilmente i termini per la prelazione, il venditore ha comunque l’obbligo di ottenere l’autorizzazione preventiva della Soprintendenza, prima di consegnare il bene. La Soprintendenza autorizzerà lo spostamento del documento o dell’archivio presso l’acquirente soltanto dopo aver accertato l’esistenza dei necessari requisiti di sicurezza della nuova sede di conservazione (si vedano le istruzioni relative allo spostamento di documenti o archivi tutelati).

Si ricorda che, ai sensi dell'art. 164 del D.lgs. 42/2004, le alienazioni, le convenzioni e tutti gli atti compiuti in violazione delle norme di tutela sopra citate sono giuridicamente nulli.