La digitalizzazione di materiale archivistico è un’operazione delicata che, se non viene eseguita nel modo corretto, può causare danni ai documenti o non risultare adeguata agli obiettivi prefissati.
Pertanto, per poter procedere con tale attività è necessario (ai sensi dell’articolo 21 del D.Lgs. 42/2004) chiedere l’autorizzazione alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica del Piemonte e della Valle d’Aosta. La richiesta deve essere corredata da un progetto tecnico-scientifico, redatto preferibilmente da una ditta specializzata, che fornisca una descrizione del materiale da trattare, illustri i procedimenti e le attrezzature che si intendono utilizzare e i risultati attesi. Il soggetto incaricato del lavoro deve garantire l’utilizzo di tecniche, strumentazioni e locali appropriati e il rispetto dei requisiti in materia di conservazione e sicurezza.
Se la digitalizzazione viene effettuata presso il laboratorio della ditta incaricata, contestualmente alla richiesta di autorizzazione alla digitalizzazione dovrà essere richiesta l’autorizzazione allo spostamento dei beni indicando le condizioni assicurative previste e trasmettendo la documentazione tecnica relativa ai locali presso cui avviene la lavorazione.
Nel dettaglio, l'istanza di autorizzazione al trasporto e alla digitalizzazione presso fornitori esterni deve essere corredata dalla seguente documentazione:
- polizza assicurativa relativa al trasposto, alla lavorazione e alla permanenza nella sede di digitalizzazione;
- caratteristiche degli impianti di sicurezza: antintrusione, rilevazione ed estinzione incendi, protezione dalle scariche atmosferiche, protezione e deflusso delle acque in caso di rischio idrogeologico;
- caratteristiche tecniche degli impianti di servizio (elettrico, climatizzazione, idrico-sanitario) con particolare riferimento alle prestazioni igroclimatiche garantite;
- tipologia degli arredi destinati a contenere la documentazione (scaffalature metalliche, armadi, compactus, ecc.);
- esauriente documentazione fotografica e planimetria dei locali destinati alla conservazione e alla lavorazione del materiale.
A seconda dei beni che si intende lavorare e conservare o delle caratteristiche dei locali, la Soprintendenza si riserva di chiedere ulteriore documentazione ed eventuali certificazioni tecniche volte ad accertare le garanzie di tutela.
Si segnala che la Soprintendenza può richiedere che il materiale sia trasportato e lavorato in diversi lotti e che solo al rientro in sede di un lotto possa essere ritirato quello successivo.
Scarica qui lo schema di progetto.
Raccomandazioni
Per procedere alla digitalizzazione di un fondo è necessario che questo si presenti ordinato.
Si ricorda che, come previsto dall'articolo 9bis del D.Lgs. 42/2004, le operazioni sui beni culturali devono essere eseguite da personale in possesso di adeguata formazione ed esperienza professionale. In particolare, nel caso si procedesse a operazioni di manipolazione che prevedevano un riordino delle carte, è necessario avvalersi di professionisti dotati di idoneo titolo e chiedere un’apposita autorizzazione (per un approfondimento sul riordino si veda la pagina dedicata). In assenza di autorizzazione, si raccomanda di non alterare l’ordine o l’organizzazione delle carte e non creare sottofascicoli.
E' preferibile digitalizzare per intero le pratiche ma laddove si decida di operare una selezione, esplicitare nel progetto i criteri di scelta e il modo in cui si intende segnalare a livello informatico la documentazione non digitalizzata.
Si raccomanda di rimuovere graffette, spilli o punti metallici senza danneggiare le carte; per mantenere il legame originario fra i documenti, inserire fogli di carta piegati a metà, di grammatura bassa al fine di non aumentare eccessivamente il volume delle pratiche, con funzione di camicie. E’ fortemente consigliato l’utilizzo di carta conservativa, che potrà essere comunque richiesta in seguito a valutazione tecnico scientifica da parte della Soprintendenza.
Nel caso in cui l'ente non disponga di un elenco del materiale da trattare, questo deve essere redatto preventivamente al prelievo.
Per maggiori informazioni si rimanda ai seguenti documenti:
- MIC - ICCU, Istituto Centrale per il Catalogo Unico, Linee guida per la digitalizzazione e metadati
- MIC - Digital Library, ICPD - Piano nazionale di digitalizzazione del patrimonio culturale
- Linee guida per la digitalizzazione redatte da Regione Piemonte e CSI Piemonte;
- MIBAC, Soprintendenza archivistica e bibliografica della Campania, Progetti di digitalizzazione di materiale archivistico. Linee guida, 2018
- Comunità Tematica Documenti Digitali (Sistema delle Comunità Tematiche dell’Agenda Digitale Emilia-Romagna), Linee guida digitalizzazione degli archivi cartacei delle pratiche edilizie
- Progetto Minerva, Ministerial Network for Valorising Activities in Digitisation, Manuale di buone pratiche per la digitalizzazione del patrimonio culturale. Versione 1.3, a cura del Gruppo di lavoro 6 del progetto Minerva, Identificazione delle buone pratiche e dei centri di competenza, 2004
