Secondo la legislazione vigente (d.lgs. n. 42/2004) gli archivi e i documenti degli enti pubblici, nonché gli archivi e documenti appartenenti a privati che siano stati dichiarati di interesse storico, sono beni culturali (indipendentemente dalla loro età, tipologia o contenuto) e appartengono al Patrimonio culturale nazionale.
La Soprintendenza Archivistica, quale organo periferico del Ministero per i Beni e le Attività Culturali, esercita la vigilanza su tali archivi e documenti: è pertanto subordinata all’autorizzazione preventiva della Soprintendenza l'esecuzione di opere e lavori di qualunque genere (art. 21, c. 4).
Per qualsiasi intervento su beni archivistici, il soggetto detentore dell’archivio è tenuto a chiedere, con congruo anticipo, un parere preventivo di opportunità alla Soprintendenza Archivistica, e quindi a presentare un progetto di intervento, completo di tutti i dati ed elaborati tecnico-scientifici necessari (art. 21, c. 5).
Uno dei più comuni interventi su fondi archivistici è sicuramente quello di schedatura, riordinamento e inventariazione, spesso non disgiunto dalla selezione e scarto di parte del materiale. Poiché, come è noto, si tratta di un intervento solitamente molto delicato e complesso, è opportuno che sia progettato con particolare cura, da personale con specifiche competenze tecnico-scientifiche e in possesso di adeguati titoli culturali e professionali (archivista qualificato). La Soprintendenza Archivistica cura la tenuta di appositi elenchi di archivisti in possesso dei necessari requisiti.
Per facilitare la redazione di progetti ben strutturati, che contengano tutte le notizie e i dati necessari a una adeguata valutazione da parte della Soprintendenza, si fornisce qui uno schema di progetto per interventi di riordinamento e inventariazione. Non si tratta, naturalmente, di uno schema rigido: esso andrà anzi adeguato e adattato, di volta in volta, alle specifiche situazioni di ciascun archivio, cercando tuttavia di garantire per quanto possibile la completezza e correttezza delle informazioni fornite.
Per aiutare gli archivisti incaricati nella corretta programmazione ed esecuzione dell’intervento di riordinamento è inoltre disponibile una guida che contiene in forma sintetica le principali indicazioni pratiche e operative.
È bene ricordare che l’intervento di riordinamento e inventariazione di un archivio tutelato non è facoltativo: tutti gli enti e gli istituti pubblici, nonché i proprietari, possessori o detentori di archivi privati dichiarati di interesse storico, sono obbligati a conservare, ordinare e inventariare i propri archivi (art. 30, d.lgs. n. 42/2004). In caso di inadempienza dei proprietari, lo Stato può imporre l’esecuzione degli interventi necessari a carico del proprietario, possessore o detentore.
Le spese per gli interventi di tutela, riordinamento e inventariazione di archivi di interesse culturale possono essere affrontate anche tramite l’accesso a contributi e finanziamenti pubblici. In alternativa è possibile reperire finanziamenti tramite erogazioni liberali da parte di imprese o privati, i quali possono così ottenere vantaggiose agevolazioni fiscali.
