Il DPR 28 dic. 2000, n. 445, "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" prevede che le Pubbliche amministrazioni si dotino di un sistema di gestione dei flussi documentali quale strumento per il controllo dell'iter dei procedimenti amministrativi attraverso la gestione dei relativi fascicoli.
Il sistema di gestione dei flussi documentali include in sé il sistema di gestione informatica dei documenti, di cui costituisce un ampliamento e un’integrazione ulteriori. Il sistema di gestione informatica dei documenti è descritto al capo IV del DPR 28 dic. 2000, n. 445, "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa", artt. 50-60, e nelle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate dall'Agenzia per l'Italia digitale nel settembre 2020.
L'art. 64, invece, tratta del procedimento amministrativo definendo il sistema di gestione dei flussi documentali come l'ambiente in cui le pubbliche amministrazioni, grazie a una corretta organizzazione dei documenti nei fascicoli e guidate da adeguati piani di classificazione, provvedono a gestire i loro procedimenti con sistemi informativi automatizzati. Tale principio riconduce l'informatizzazione dei procedimenti a un sistema archivistico unico per ciascuna area organizzativa omogenea (AOO). Il principale strumento operativo per la formazione di tale sistema è il piano di classificazione, che ha appunto lo scopo di organizzare al meglio "tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo" (art. 64, comma 4).
L'applicazione delle norme di base non sempre assicura, di per sé, che ci si trovi di fronte a un sistema di gestione informatica affidabile, coerente e completo. Solo negli ultimi anni sono comparsi sul mercato prodotti software che tengono conto dei requisiti fondamentali per un corretta gestione documentale sotto il profilo archivistico. Gli elementi informativi che popolano tale sistema, peraltro, debbono a loro volta essere ispirati a regole definite e condivise dall'organizzazione cui fanno capo, e ciò diviene ancora più cogente se il contesto di produzione documentaria risulta distribuito in più sedi e in più centri autonomi di responsabilità, poiché in questi casi l'efficacia del sistema è il risultato del lavoro dei diversi operatori. Le regole che consentono l'organizzazione di un sistema di gestione dei documenti devono essere formalizzate in un documento: Il Manuale di gestione documentale, previsto dal paragrafo 3.5 delle Linee guida AgId.
La gestione dei flussi documentali consente di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni.e consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici:
- Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate dall'Agenzia per l'Italia digitale nel settembre 2020, definiscono le funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione
- La Circolare Agid 23 gennaio 2013, n. 60 indica le modalità operative per eseguire le operazioni di registrazione di protocollo
L'uso combinato e integrato si un sistema di gestione informatica dei documenti e di un sistema di workflow management, in un contesto in cui sono stati rilevati, riprogettati e descritti i flussi di lavoro, rappresenta senza alcun dubbio la soluzione con il miglior rapporto costi/benefici, sia sotto il profilo dell'efficienza dell'organizzazione, sia sotto l'aspetto della corretta formazione e gestione dell'archivio digitale.
Standard internazionali per la gestione documentale
- ISO/TS 23081-1:2006 Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1 - Principles: definisce il quadro di riferimento per lo sviluppo di un sistema di metadati per la gestione documentale.
- ISO/TS 23081-2:2007 Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 2 Conceptual and implementation issues: guida pratica per l'implementazione. Un'utile illustrazione introduttiva dello standard ISO 23081, a cura di Fiorella Foscarini, è scaricabile cliccando qui (file pdf - 120 KB).
- UNI ISO 15489-1: 2006 Informazione e documentazione - Gestione dei documenti di archivio - Principi generali.
- UNI ISO 15489-2: 2007 Informazione e documentazione - Gestione dei documenti di archivio – Linee Guida. Standard internazionale sul record management: nasce dalle linee guida sviluppate in ambito australiano e si applica principalmente alla gestione degli archivi pubblici, ma può risultare utile anche per gli archivi privati. Si suddivide in due sezioni: nella prima vengono trattati alcuni principi guida, nella seconda si forniscono delle indicazioni pratiche. Per un approfondimento si rimanda alla presentazione di Giovanni Michetti, Uno standard per la gestione documentale: il modello ISO 15489.
Raccomandazioni utili per la redazione dell'oggetto e la registrazione di dati anagrafici nel protocollo informatico sono state rilasciate nel 2009, nell'ambito di un progetto denominato Aurora (Amministrazioni Unite per la Redazione degli Oggetti e la Registrazione delle Anagrafiche nel protocollo informatico), promosso dall'Università degli Studi di Padova unitamente alla Direzione Generale Archivi – Servizio II e all'Associazione Nazionale Archivistica Italiana – ANAI.
