Gli enti pubblici e i privati possessori di archivi dichiarati di interesse storico hanno l’obbligo di ottenere l’autorizzazione preventiva allo scarto di documenti da parte della Soprintendenza Archivistica e Bibliografica.
Lo scarto e la distruzione di documenti sono operazioni delicate che richiedono professionalità e conoscenza diretta delle modalità di funzionamento dell’ente, pertanto da effettuarsi con la dovuta attenzione e sotto la supervisione di un archivista; se l’ente non ha a disposizione personale con adeguata formazione archivistica, sarà opportuno avvalersi della collaborazione di un archivista professionista.
La preparazione di uno scarto è agevolata dall’esistenza di un “piano di conservazione e scarto”, altrimenti detto “massimario di scarto”, che consiste in un elenco ragionato di tipi di documenti con i relativi tempi minimi di conservazione obbligatoria.
In assenza di un massimario di scarto occorre invece esaminare ogni tipo di documento e valutare se è possibile proporne la distruzione.
Quando si tratta di documenti che testimoniano l’attività essenziale dell’ente o costituiscono fonte storica utile per le future ricerche (non necessariamente inerenti la storia dell’ente) è obbligatoria la conservazione illimitata. In tutti gli altri casi si pone un termine temporale che ragionevolmente esaurisce ogni utilità amministrativa, contabile o legale del documento stesso.
Alcuni esempi: determinazioni dirigenziali, conservazione illimitata; fatture pagate, 10 anni; cedolini mensa, 1 anno.
I soggetti che intendono procedere allo scarto di documenti dovranno redigere un l’elenco dei documenti che si intendono eliminare su apposito (formato PDF) (formato WORD). Sono disponibili esempi di tabelle compilate per comuni, scuole e ASL. I modelli e gli esempi sono aggiornati al 30/07/2021.
ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE
L’elenco di scarto contiene i seguenti elementi necessari:
- numero d’ordine, continuativo tra le diverse pagine dell’elenco, che serve a individuare con esattezza il documento in caso di parere sfavorevole o di richiesta di chiarimenti;
- riferimento massimario di scarto/indice di classificazione. Se la tipologia documentaria non trova un corrispettivo specifico nel massimario indicare la rispettiva voce d’indice di classificazione del titolario.
- descrizione sintetica del fascicolo o della tipologia documentaria. Deve essere sufficientemente dettagliata da rendere riconoscibili i documenti. Se non si tratta di tipologie documentarie comuni a tutte le amministrazioni pubbliche (ad esempio, “mandati di pagamento”), occorre indicare con chiarezza di che documenti si tratta: bisogna quindi evitare locuzioni generiche, abbreviazioni, sigle, acronimi (non “protocollo” o “corrispondenza”); per gli archivi ordinati, è utile indicare la classificazione;
- estremi cronologici della documentazione: indicare l'anno più antico e quello più recente dei documenti;
- numero e tipo dei contenitori: vanno indicati per ogni tipo di contenitore (non “100 pezzi”, ma “80 faldoni e 20 scatoloni”);
- luogo di conservazione, dato facoltativo;
- motivi della proposta di eliminazione. Ad esempio: se si applica un massimario di scarto, indicare “Termini di conservazione trascorsi”; se si tratta di copie, “Si conservano gli originali” specificando se si tratta di copie cartacee di originali digitali. Indicare l’eventuale documentazione alternativa che viene conservata (nel caso ad esempio di esazione tasse, “Si conservano i registri”). Evitare motivazioni generiche come "Non più utile ai fini amministrativi". In caso di documentazione soggetta a conservazione a campione, segnalare le annate scelte.
L’elenco così predisposto va approvato dall’ente (almeno con determina dirigenziale), quindi allegato in formato PDF alla proposta di scarto; la proposta di scarto e l'elenco, devono essere sottoscritti dal responsabile del servizio archivistico, nominato ai sensi dell’art. 61 D.P.R. n. 445/2000, e deve essere inoltrata alla Soprintendenza Archivistica.
La Soprintendenza, esaminata la proposta, autorizza in tutto o in parte lo scarto. Soltanto dopo aver acquisito tale autorizzazione si può procedere alla distruzione dei materiali documentari. Non è in nessun caso applicabile la norma del silenzio-assenso (Legge n. 241/1990, art. 20, c. 4).
Si rammenta che i documenti scartati mantengono un contenuto informativo o possono essere utilizzati in modo fraudolento: occorre pertanto garantire la distruzione della documentazione, o per incenerimento negli appositi impianti, o per triturazione meccanica, o con l’immissione nelle vasche di macerazione delle cartiere. Delle predette operazioni possono essere incaricate ditte specializzate, dalle quali è necessario ottenere la certificazione scritta della distruzione dei documenti; è sconsigliabile smaltire i materiali attraverso ditte che a loro volta li cedono ad altri operatori. In caso di documenti che contengono dati sensibili è opportuno sminuzzare direttamente i documenti prima di conferirli allo smaltimento.
Sul sito della Direzione Generale Archivi del MIC sono a disposizione:
- Piani di conservazione relativi a documentazione prodotta da uffici statali;
- Documenti inerenti lo scarto, fra cui piani di conservazione, elaborati nell'ambito di progetti di tutela promossi dalla stessa Direzione Generale.
