Per manifestazioni, mostre o esposizioni d’arte di alto interesse culturale, ai sensi dell’art. 66, c. 1, D.Lgs 42/2004, può essere autorizzata l'uscita temporanea dal territorio della Repubblica delle cose e dei beni culturali indicati nell'art. 65, c. 1, 2, lett. a), e c. 3 del medesimo decreto, sempre che ne siano garantite l'integrità e la sicurezza.
Tutti gli enti pubblici e i privati proprietari di beni librari di interesse storico culturale, che intendano prestare all’estero i loro beni per mostre o esposizioni, devono richiedere autorizzazione al Ministero della Cultura, secondo la seguente procedura.
La richiesta di autorizzazione deve pervenire alla Soprintendenza con un anticipo di almeno 5 mesi rispetto all’inizio della mostra e deve essere inviata formalmente da parte dell’ente proprietario/detentore dei beni bibliografici richiesti in prestito allegando la seguente documentazione:
- richiesta da parte del soggetto organizzatore della mostra modulistica formato word
- lettera di garanzia di restituzione dei beni da parte dell’istituto organizzatore
- scheda movimento bene culturale da compilare: una scheda per ogni singola opera modulistica formato word
- progetto scientifico della mostra
- facility report
- elenco dei beni bibliografici con l’indicazione del numero di inventario nonché le fotografie attestanti lo stato di conservazione dei volumi
- polizza assicurativa da chiodo a chiodo, con formula “all risks included” che copra anche il furto con destrezza
- nel caso di prestito di opere di elevato valore assicurativo (pari o superiore a Euro 300.000,00) il soggetto proprietario/detentore deve dichiarare di essere in possesso di una copia di sicurezza, preferibilmente una scansione ad alta definizione, ed eventualmente di un fac-simile
La Soprintendenza trasmetterà l’istanza unitamente al proprio parere, almeno quattro mesi prima dell’inizio della mostra, alla Direzione generale Biblioteche e Istituti Culturali che provvederà a valutare l’istanza e, se l’esito è positivo, ad emettere l’autorizzazione.
Potrà essere disposto un sopralluogo per valutare lo stato conservativo dei beni richiesti in prestito ovvero durante l’allestimento.
Di norma, il prestito può essere autorizzato per un massimo di 3 mesi al fine di ridurre al minimo il degrado dei documenti determinata dall'esposizione stessa.
A seguito del ricevimento dell’autorizzazione, si potrà fare istanza per il rilascio dell’attestato di circolazione temporanea, ai sensi dell'art. 71, d.lgs. 42/2004, ad un Ufficio Esportazione del Ministero della Cultura.
Al termine dell'evento, deve essere inviata alla Soprintendenza comunicazione dell’avvenuto rientro e ricollocazione dei beni nei fondi di provenienza e di eventuali danni o perdite subiti dagli stessi.
Si rammenta che per le opere non in buono/ottimo stato di conservazione andrà preventivamente effettuata la procedura di restauro, alla cui pagina si rimanda.
*Si richiede la compilazione delle schede in formato Word, la successiva conversione delle stesse al formato PDF mediante le funzioni native del sistema operativo in uso e, in ultimo, l’apposizione della firma digitale sul documento (si raccomanda di evitare conversioni e firme in analogico che renderebbero meno agevole la lavorazione della scheda stessa).
