La legislazione vigente impone ai proprietari, possessori o detentori di beni culturali l’obbligo di garantirne la conservazione e la sicurezza.
Pertanto, i soggetti pubblici proprietari o possessori di archivi e documenti, nonché i soggetti privati proprietari o detentori, a qualsiasi titolo, di archivi e documenti dichiarati di interesse culturale, sono tenuti ad adottare tutte le misure e i comportamenti necessari ad assicurare la corretta conservazione dei loro beni archivistici, anche attraverso una coerente, coordinata e programmata attività di prevenzione dei rischi (D.Lgs. n. 42/2004, artt. 29 e 30).
Essenziale, per garantire la sicurezza degli archivi e prevenire eventuali rischi, è conservarli in locali sani, puliti, dotati di caratteristiche, apparati e impianti che possano ridurre al minimo l’incidenza dei fattori di degrado o danno per i documenti. L’uso di sedi di conservazione adeguate, ovvero l’adeguamento di tali sedi, rappresentano per un ente pubblico o per un privato possessore di archivio la prima e fondamentale azione per assolvere ai propri doveri di tutela attiva. Al contrario, la collocazione dei documenti in locali malsani e inadatti (cantine, sottotetti ecc.) mette in pericolo i beni e costituisce pertanto una grave violazione degli obblighi di legge sopra indicati.
La Soprintendenza Archivistica e Bibliografica vigila sulla buona conservazione e la sicurezza degli archivi e dei singoli documenti, anche con ispezioni periodiche delle sedi in cui gli archivi sono conservati, e ove si accertino situazioni di pericolo o di potenziale rischio per i beni, prescrive i necessari adeguamenti.
Particolare attenzione deve essere posta laddove si renda necessario uno spostamento, anche temporaneo, di archivi e documenti da una sede di conservazione ad un’altra. Ai sensi dell’art. 21 D.lgs. 42/2004, tale spostamento deve essere preventivamente autorizzato dalla Soprintendenza. Per quanto sopra detto, è chiaro che l’autorizzazione allo spostamento del materiale verrà rilasciata soltanto ove sia accertata la specifica idoneità dei locali a garantire la sicurezza e la conservazione di beni culturali di natura archivistica.
Il soggetto, pubblico o privato, che intenda spostare beni archivistici tutelati deve pertanto presentare alla Soprintendenza la relativa istanza, corredata dalle seguenti informazioni e documentazione.
a – Nel caso di una sede già disponibile e dotata di caratteristiche ritenute adeguate alla funzione di conservazione archivistica:
- Qualità e quantità della documentazione oggetto di spostamento (espressa in metri lineari);
- Planimetria dei locali da destinare a sede di conservazione, comprensiva delle indicazioni delle superfici, volumi e portata dei piani orizzontali;
- Caratteristiche degli impianti di servizio (illuminazione, riscaldamento, climatizzazione, idrico ecc.), con particolare riferimento alle prestazioni igroclimatiche garantite;
- Caratteristiche degli impianti di sicurezza (antintrusione, rilevazione e estinzione incendi, protezione e deflusso delle acque ecc.);
- Certificazioni degli impianti;
- Esauriente documentazione fotografica dei locali;
- Progetto di allestimento degli arredi, con indicazioni della relativa capienza;
- Progetto di fruibilità della sede, con riferimento alla movimentazione dei materiali e alle modalità di consultazione, sia da parte del personale interno dell’ente, sia da parte del pubblico esterno;
- Certificato Prevenzione Incendi, relativo alla specifica attività (D.P.R. 151/2011, attività 34 o 72).
Ove necessario, la Soprintendenza concorderà con l’ente un sopralluogo della sede proposta. Sulla base della documentazione trasmessa e dell’eventuale sopralluogo, la Soprintendenza può prescrivere ulteriori adeguamenti strutturali o impiantistici.
b – Nel caso di sede da adeguare o da realizzare ex novo per la conservazione archivistica, è opportuno sottoporre preliminarmente il progetto di intervento alla Soprintendenza, la quale avrà così la possibilità di segnalare eventuali controindicazioni o criticità. A tal fine dovrà essere trasmessa alla Soprintendenza la seguente documentazione:
- Qualità e quantità della documentazione oggetto di spostamento (espressa in metri lineari);
- Progetto preliminare di adeguamento o realizzazione della sede di conservazione, comprensivo delle indicazioni delle superfici, volumi e portata dei piani orizzontali;
- Caratteristiche degli impianti di servizio (illuminazione, riscaldamento, climatizzazione, idrico ecc.), con particolare riferimento alle prestazioni igroclimatiche garantite;
- Caratteristiche degli impianti di sicurezza previsti (antintrusione, rilevazione e estinzione incendi, protezione e deflusso delle acque ecc.);
- Esauriente documentazione fotografica dei locali (se già esistenti);
- Progetto di allestimento degli arredi, con indicazioni della relativa capienza;
- Progetto di fruibilità della sede, con riferimento alla movimentazione dei materiali e alle modalità di consultazione, sia da parte del personale interno dell’ente, sia da parte del pubblico esterno.
Ove necessario, la Soprintendenza concorderà con l’ente un sopralluogo della sede da adeguare o allestire. Sulla base del progetto preliminare e dell’eventuale sopralluogo, la Soprintendenza può prescrivere varianti al progetto. Le prescrizioni dovranno essere recepite nel progetto esecutivo.
Al termine dei lavori di adeguamento o realizzazione, dovrà esser trasmessa alla Soprintendenza una relazione finale descrittiva dell’intervento, corredata da:
- Documentazione fotografica dei locali;
- Certificazioni degli impianti;
- Certificato Prevenzione Incendi, relativo alla specifica attività (D.P.R. 151/2011, attività 34 o 72).
Sia nel caso di sedi già disponibili (a), sia nel caso di sedi da allestire (b), l’autorizzazione definitiva allo spostamento dei documenti viene rilasciata, con provvedimento scritto, in seguito a sopralluogo di verifica e valutazione di idoneità, effettuato dai funzionari della Soprintendenza dopo la conclusione dei lavori. In assenza di tale autorizzazione, è vietato lo spostamento dei beni.
Al fine di facilitare la scelta, la progettazione o l’adeguamento di sedi archivistiche, la Soprintendenza ha stabilito alcuni requisiti strutturali essenziali, necessari per ottenere una valutazione di idoneità dei locali. A tali requisiti minimi potranno naturalmente essere aggiunte ulteriori prescrizioni, valutate caso per caso, a seconda delle diverse situazioni edilizie e delle tipologie di materiale archivistico da conservare.
