L’esposizione temporanea o il prestito al fine di mostre possono rappresentare un rischio per i beni e sono pertanto soggetti all’autorizzazione del Ministero della Cultura.
Per mostre entro il territorio nazionale, tale autorizzazione deve essere chiesta dal soggetto possessore dei documenti almeno 90 giorni prima dell’evento.
La richiesta, inoltrata alla Soprintendenza, deve essere corredata dai seguenti dati e informazioni:
- Elenco completo dei documenti
- Informazioni sulla mostra o esposizione (titolo, finalità, durata, progetto culturale ecc.)
- Ragione sociale e recapiti del soggetto che richiede il prestito
- Nominativo del responsabile della custodia e del trasporto
- Modalità tecniche di esposizione e conservazione dei beni (illuminazione, temperatura, contenitori espositivi, sistemi di allarme e sicurezza, personale di custodia)
- Stima del valore dei beni
- Sistemi e procedure di trasporto
L’autorizzazione al prestito temporaneo è inoltre subordinata all’assicurazione dei beni da parte del richiedente il prestito, nella misura del valore indicato, previa verifica della sua congruità da parte della Soprintendenza. Dell’avvenuta assicurazione deve essere prodotta documentazione.
Anche per il prestito fuori dal territorio nazionale la richiesta deve essere indirizzata alla Soprintendenza Archivistica, nella forma sopra descritta; in tal caso sarà necessario richiedere contestualmente anche il rilascio dell'Attestato di circolazione temporanea per i documenti prestati, ai sensi degli artt. 66 e 71 del D.lgs. 42/2004. La Soprintendenza provvederà poi a inoltrare l'istanza ai competenti organi del Ministero per la necessaria autorizzazione.
