Lo spostamento, anche temporaneo, di beni archivistici e bibliografici è regolato dall’art. 21 c. 2 del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.lgs. n. 42 del 22 gennaio 2004), come modificato con l’entrata in vigore, a partire dal 14 aprile 2026, della Legge 17 marzo 2026, n. 40.
Come chiarisce la circolare 28 del 7 agosto 2026 del Ministero della Cultura - Dipartimento per la tutela del Patrimonio Culturale - Direzione Generale Archivi, lo spostamento di beni culturali è preventivamente denunciato al Soprintendente che, entro il termine di trenta giorni dalla ricezione della denuncia, può impartire le prescrizioni necessarie affinché il bene non subisca danni in conseguenza dello spostamento. A tal fine, possono essere oggetto di valutazione anche le caratteristiche conservative e di sicurezza dei locali di destinazione, ove tale verifica risulti funzionale alla tutela del bene ai sensi degli articoli 20 e 21 del Codice.
La procedura prevede che i proprietari degli archivi e delle biblioteche degli enti e degli istituti pubblici, nonché dei beni dichiarati di interesse culturale ex art. 13 del D.Lgs. 42/2004, trasmettano alla Soprintendenza preventiva denuncia di spostamento, anche temporaneo, mediante l’apposito modulo scaricabile al presente link. Permangono in capo ai proprietari gli obblighi di corretta e adeguata conservazione dei beni previsti dal Codice.
Lo spostamento dei beni non può essere effettuato prima del termine di 30 giorni dalla predetta denuncia; entro tale termine questa Soprintendenza avrà facoltà di:
· prescrivere le misure necessarie per garantire la tutela del bene durante il trasporto (art. 21, c. 2);
· prescrivere le misure necessarie a garantire la corretta conservazione dei beni nei locali di trasferimento, anche temporaneo, dei beni (art. 20, c. 1);
· ordinare la sospensione del trasferimento o dello spostamento (art. 28 c. 1).
Al completamento delle operazioni, il soggetto interessato è tenuto a trasmettere alla competente Soprintendenza una formale comunicazione attestante l'avvenuto spostamento del bene e la sua collocazione presso il luogo di destinazione dichiarato.
Lo spostamento degli archivi correnti degli enti ed istituti pubblici non è soggetto ad autorizzazione, ma comporta l’obbligo di comunicazione alla Soprintendenza, ai sensi dell’art. 21 c. 3.
Si precisa inoltre che i beni in oggetto non potranno essere trasferiti in possesso o detenzione di soggetti terzi, se non nei limiti e le modalità stabilite dagli artt. 21, c. 1 lett. e) e 59 del D.lgs. 42/2004. Pertanto tutte le procedure che comportano il trasferimento della titolarità, della custodia o della detenzione qualificata del complesso archivistico, nonché delle connesse responsabilità in favore di una diversa persona giuridica sono tuttora soggette ad autorizzazione da parte della Soprintendenza competente. Rientrano in tale ambito, a titolo esemplificativo e non esaustivo, l’esternalizzazione dei servizi archivistici accompagnata dal trasferimento della custodia, il deposito stabile presso soggetti terzi (conservazione in outsourcing), nonché qualsiasi altra forma di cessione, affidamento o altro trasferimento di complessi archivistici sottoposti a tutela.
Si ricorda che, ex art. 20 c. 2 del D.Lgs. 42/2004 è vietato lo smembramento degli archivi pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell'articolo 13 del medesimo decreto.
Ai sensi degli artt. 19 e 32 del D.lgs. 42/2004, questa Soprintendenza potrà effettuare in ogni momento ispezioni volte ad accertare l'esistenza e lo stato di conservazione o di custodia dei beni culturali in oggetto e imporre eventuali interventi necessari per assicurare la corretta conservazione di detti beni culturali.
Per spostamenti di beni e intere collezioni, in occasione di trasferimenti di sedi di biblioteche o depositi, è opportuno contattare la Soprintendenza durante le fasi iniziali del progetto, condividendone i contenuti e seguendo le indicazioni previste per gli allestimenti dei locali destinati alla conservazione di materiale archivistico e bibliografico,
