I privati proprietari di beni archivistici di interesse storico possono farne donazione all’Amministrazione archivistica.
Procedura
L’atto di avvio del procedimento è costituito dalla manifestazione della volontà di donare il materiale archivistico espressa dal donante, tramite lettera inviata all'archivio destinatario della donazione e per conoscenza alla Sovrintendenza Archivistica, accompagnata dall’elenco di consistenza dei documenti, dalla quale risultino le generalità, il codice fiscale, la piena disponibilità del bene nonché il valore del medesimo.
L'archivio destinatario, fatte le necessarie valutazioni tecniche relative al valore culturale dei beni donati, trasmette la pratica alla Soprintendenza Archivistica.
La Sovrintendenza Archivistica, fatte le proprie valutazioni in merito al valore, stato, condizioni di conservazione e di tutela dei beni, inoltra il proprio parere tecnico alla Direzione Generale per gli Archivi, competente al rilascio della necessaria autorizzazione.
Ove la DG Archivi autorizzi l'archivio ad accettare la donazione, è necessario stipulare una convenzione di donazione.
- Se il materiale oggetto della donazione è di modico valore, la donazione potrà essere effettuata tramite una semplice scrittura privata, secondo le previsioni dell’art. 783 del Cod. Civile.
- Nell’ipotesi in cui la donazione non sia di modico valore, l’atto di donazione dovrà necessariamente avere la forma dell’atto pubblico; ai sensi della legge n. 512/1982 tale atto potrà essere stipulato dall’ufficiale rogante esistente presso l’Istituto. La registrazione è gratuita, ai sensi del D.lgs. n. 346/1990, artt. 3 e 55.
Nell’ipotesi di manifestazione della volontà di donare espressa da un soggetto in nome e per conto di altri, sarà necessario idoneo atto di procura, che, nell’ipotesi in esame, rivestirà anch’esso la forma dell’atto pubblico.
