Il D.P.R. 8 marzo 1999, n. 275 (Autonomia scolastica), conferendo personalità giuridica alle scuole ha pure conferito a tutte le istituzioni scolastiche la natura di ente pubblico; pertanto tali istituti riguardo ai propri archivi hanno obblighi pari ad ogni altro ente pubblico: produrre ordinatamente l’archivio corrente, ordinare e conservare correttamente gli archivi comunque posseduti, anche se prodotti da altre scuole precedenti alla costituzione delle attuali istituzioni scolastiche o da ex scuole parificate (d.lgs. n. 42/2004).
Lo scopo della conservazione è di tutelare i diritti dell’istituzione, quelli del personale in servizio e in quiescenza, quelli degli allievi, e quelli dei cittadini titolari di interessi legittimi, compresa la ricerca storica. Gli archivi delle istituzioni scolastiche del Piemonte e della Valle d’Aosta (comprese le scuole paritarie per quanto riguarda la documentazione dell’attività didattica) sono pertanto soggetti alla vigilanza della Soprintendenza Archivistica, la quale svolge anche funzioni di consulenza tecnica.
L’archivio storico scolastico si presta inoltre ad essere valorizzato anche a fini didattici, poiché contiene documentazione di agevole comprensione per gli allievi e ricca di contenuti storici.
Presentiamo pertanto due documenti tecnici utili per gestire l’archivio di un’istituzione scolastica:
- Circolare del 27 giugno 2007, a doppia firma, Soprintendenza Archivistica per il Piemonte e la Valle d’Aosta e Ufficio Scolastico Regionale per il Piemonte-Direzione Generale, con le indicazioni fondamentali per la corretta formazione, le procedure di selezione e scarto, l’ordinamento e la conservazione degli archivi scolastici.
- Linee guida per un progetto di archivio storico scolastico, che contiene in sintesi le problematiche da affrontare e i criteri da adottare per impostare correttamente un progetto in tal senso.
Nel 2021 il Ministero dell’Istruzione ed il Ministero della cultura hanno ridefinito, in collaborazione con AgID, il modello di gestione documentale delle Istituzioni scolastiche e hanno predisposto i seguenti strumenti:
